home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Business Assistant / Business Assistant.iso / sched / q-trax1 / qrc_sv21.exe / READIT.DOC < prev    next >
Text File  |  1991-02-16  |  68KB  |  2,160 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.  
  9.  
  10.  
  11.                QuickTrax Employee RollCall!  Sv2.0
  12.            ───────────────────────────────────────────────────
  13.                  All Rights Reserved
  14.  
  15.                 Copyright 1990 - 1991
  16.  
  17.  
  18.  
  19.  
  20.  
  21.                  User Guide
  22.  
  23.  
  24.  
  25.  
  26.  
  27.  
  28.  
  29.  
  30.  
  31.  
  32.  
  33.  
  34.             "Management Software For The Rest Of Us"
  35.  
  36.  
  37.  
  38.  
  39.  
  40.  
  41.  
  42.  
  43.  
  44.  
  45.  
  46.  
  47.  
  48.  
  49.  
  50.                    Discovery Graghix
  51.                  P.O. Box 344
  52.                 Byron, CA 94514
  53.                 (415) 634-2347
  54.  
  55.  
  56.  
  57.  
  58.  
  59.  
  60.  
  61.  
  62.  
  63.              QuickTrax Employee RollCall!  Sv2.0
  64.         ────────────────────────────────────────────────────
  65.                 All Rights Reserved
  66.  
  67.                Copyright 1990 - 1991
  68.  
  69.                 Discovery Graghix
  70.                   P.O. Box 344
  71.                  Byron, CA 94514
  72.                  (415) 634-2347
  73.  
  74.  
  75.      Thank you for trying this version of QuickTrax Employee RollCall!
  76.  
  77.      QRC! version 2.0 is a shareware database application designed
  78.      to allow users the ability to manage employee information with
  79.      ease.    QRC! is fast and efficient! You will not have to spend hours
  80.      learning how it works or days to set it up.  Like programs costing
  81.      $495.00 with three manuals, QRC! is powerful!    But unlike these
  82.      database programs, the programing is already done for you.  The new
  83.      features you will find in QRC! Sv2.0 are a result of sharware users
  84.      like you, calling us with great ideas.     Hope you find this version
  85.      to be of great use in your business.
  86.  
  87.                    Thank You,
  88.                    Michael E Messier
  89.                    Discovery Graphix
  90.  
  91.  
  92.      License Agreement
  93.      ─────────────────
  94.      QRC! version Sv2.0 is a shareware product. It may be freely copied
  95.      and distributed for evaluation as long as 1.) all files and
  96.      documentation are not modified in any way, and 2.) a copy of this
  97.      documentation is provided with the program, and 3.) no charge,
  98.      other than a media and handling charge when copied, and 4.) users
  99.      of this program purchase a license for its use.
  100.  
  101.      One license per machine is required.
  102.  
  103.      Please note that if you purchased a disk containing this software
  104.      from a public domain/shareware software distributor, you have paid
  105.      the media and handling charges as permitted above.  You have not
  106.      purchased a license or registered this product with Discovery
  107.      Graphix.  Purchasing a license and registering this product
  108.      is required for continued use.
  109.  
  110.      This product is warranted to perform as outlined in this manual
  111.      and within the stated limitations and should not be construed
  112.      as any kind of commitment.  With the various hardware and soft-
  113.      ware environments into which this product may be used, no warranty
  114.      of fitness is offered.     This software and manual are distributed
  115.      without warranties as to performance of purpose or any other
  116.      warranties whether expressed or implied.
  117.  
  118.  
  119.  
  120.                   Page 1
  121.  
  122.  
  123.                 Table of Contents
  124.              ───────────────────────
  125.  
  126.      Overview
  127.      ────────
  128.  
  129.       What's New (Version 2.0). . . . . . . . . . . . . 3
  130.       QRC! Feature Summary. . . . . . . . . . . . . . . 4
  131.       Order/Registration Information. . . . . . . . . . 5
  132.       Installation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
  133.       Quick Start Information . . . . . . . . . . . . . 9
  134.       QRC! Commands . . . . . . . . . . . . . . . . . .11
  135.  
  136.  
  137.      Menus
  138.      ─────
  139.  
  140.       File Manager. . . . . . . . . . . . . . . . . . .13
  141.       Time Keeper . . . . . . . . . . . . . . . . . . .14
  142.       Utilities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .20
  143.       Codes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .25
  144.  
  145.  
  146.      Using QRC!
  147.      ─────────
  148.  
  149.       Getting Help. . . . . . . . . . . . . . . . . . .26
  150.       QRC! Files. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .26
  151.       Utilizing Virtual Memory. . . . . . . . . . . . .27
  152.       Database Fundamentals . . . . . . . . . . . . . .28
  153.       Data Entry. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .29
  154.       Command Line Options. . . . . . . . . . . . . . .30
  155.  
  156.  
  157.      About Discovery Graphix
  158.      ───────────────────────
  159.  
  160.       Overview. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .31
  161.       Product Support . . . . . . . . . . . . . . . . .32
  162.       About QRC! Professional . . . . . . . . . . . . .33
  163.  
  164.  
  165.      Trouble Shooting
  166.      ────────────────
  167.  
  168.       Common Problem Solving. . . . . . . . . . . . . .34
  169.       Error Messages. . . . . . . . . . . . . . . . . .35
  170.  
  171.  
  172.  
  173.  
  174.  
  175.  
  176.  
  177.  
  178.  
  179.  
  180.                   Page 2
  181.  
  182.              Version 2.0 New Features
  183.             ──────────────────────────
  184.  
  185.  
  186.  
  187.      Version 2.0 changes and additions are a result of shareware users
  188.      comments and ideas.  Thanks to the (now over 200) users from coast
  189.      to coast, we have been able to improve QRC! to better meet your
  190.      needs.
  191.  
  192.      File "look-ups" and handling have been increased 10 - 15%.  We are
  193.      constantly working to increase performance and ease of use.  The
  194.      file backup and restore procedures have also been improved to save
  195.      you more time.
  196.  
  197.      The "Activity File" procedure (second menu item in Time Keeper) has
  198.      been replaced.     A new procedure called "Key Events" will track
  199.      important notes on each employee such as salary increases, training
  200.      and seminars, bonuses, etc.  You can print a summary by event and
  201.      employee, plus, review the last 10 entries on the Employee Status
  202.      report.  The Activity File has been replaced by a "Speed Date
  203.      Entry" procedure.
  204.  
  205.      From the "Set Long Term" menu option you can now enter an extended
  206.      schedule (F7) for any employee.  For example, an employee that has
  207.      a regular work week (M - F, 8:00am - 5:00pm) can be entered with
  208.      one entry.  Any consecutive length of time or reason code can be
  209.      used.
  210.  
  211.      When entering a new employee, you can now enter the starting
  212.      benefits date.
  213.  
  214.      The "Absence Benefits" procedure under the "Set Down Time" menu
  215.      option has been completely rewritten.    You may now carryover
  216.      remaining hours, such as "Illness" to the next year.  This way
  217.      you can accumulate benefit hours automatically instead of the
  218.      previous manual method.  Now, you can also calculate the benefit
  219.      year based on year to date, anniversary date, or the starting
  220.      date for benefits.  When an employee "benefit year" is coming to
  221.      an end, a automatic procedure alerts you so that you can "close
  222.      out" the file.     Previous versions only allowed a year to date
  223.      benefit calculation.
  224.  
  225.      This manual can now be viewed or printed from within QRC!  This
  226.      will be extremely useful to new users.
  227.  
  228.      You can now purge scheduled hours and benefit hours, or just
  229.      scheduled hours.
  230.  
  231.      Two new label printing formats have been added.
  232.  
  233.  
  234.      Special Note:    If you are a current user of a previous version,
  235.      version 2.0 is not compatible with your data files.  Please read
  236.      page 8 for more information.
  237.  
  238.  
  239.  
  240.                   Page 3
  241.  
  242.  
  243.                QRC! Feature Summary
  244.              ────────────────────────
  245.      Version Sv2.0
  246.      ─────────────
  247.      Many new features and conveniences have been added, but first,
  248.      here's a little background and overview of QRC!  You will find this
  249.      program easy to use, fast and friendly.  This version was designed
  250.      for a major European (U.S. Division) company for use in their
  251.      regional field offices.  The design objective was to have a program
  252.      that standardized employee data and reports, and reduce the dreaded
  253.      (and expensive) learning curve associated with high priced
  254.      spreadsheet and database programs.  If you have ever hired and
  255.      trained a new employee using these programs you will soon know why
  256.      this program was so cost effective.  QRC! will save you $'s!
  257.      QRC! (2.0) keeps track of employee personnel data, and organizes
  258.      the information in a logical easy access format.
  259.  
  260.      QRC! features pull down menus and pop-up screens, field and screen
  261.      sensitive help throughout, and password security!  Other features
  262.      include:
  263.  
  264.        - Employee personnel and emergency information
  265.  
  266.        - Key events tracking and reporting
  267.  
  268.        - EEO information tracking and reporting
  269.  
  270.        - Track employee attendance - Vacation, Illness and 24 other
  271.          time coded categories.
  272.  
  273.        - Schedule employee hours by day or employee
  274.  
  275.        - Print 7 day schedules and time summaries
  276.  
  277.        - Two, user programmable "look up" code tables
  278.  
  279.        - EEO, Key Event and Absence Reason code "look up" tables
  280.  
  281.        - 17 Reports with programmable titles
  282.  
  283.        - Print continuous or sheet mailing labels
  284.  
  285.        - View, Print or Save reports to file
  286.  
  287.        - View or Print this manual from inside QRC!
  288.  
  289.        - Calendar and Note Pad utilities
  290.  
  291.        - Printer setup utility
  292.  
  293.        - Two level password maintenance utility
  294.  
  295.        - Data file backup utility
  296.  
  297.        - Complete error checking throughout
  298.  
  299.  
  300.                   Page 4
  301.  
  302.      We love what we do, but we don't do it for free...Please Pay
  303.  
  304.                 Order/Registration
  305.               ──────────────────────
  306.  
  307.      Mail Orders
  308.      ───────────
  309.  
  310.      Item          Quantity     Price        Total
  311.  
  312.      QRC! Sv 2.0           x    $39.00    =
  313.               ────────               ───────────
  314.      QRC! Pv 2.0           x    $89.00    =
  315.               ────────               ───────────
  316.      Report Writer           x   $199.00    =
  317.               ────────               ───────────
  318.      QRC! Source Code       x   $499.00    =
  319.               ────────               ───────────
  320.      Sub-Total
  321.                                ───────────
  322.      Shipping and Handling (Foreign Orders $5.00)        $ 2.00
  323.                                ───────────
  324.      California residents add 7.25% sales tax
  325.                                ───────────
  326.      Total
  327.                                ───────────
  328.                             Thank You!
  329.      Method Of Payment:
  330.  
  331.      Check         Visa    MasterCard
  332.           ──────     ──────          ──────
  333.  
  334.      Name        :
  335.               ──────────────────────────────────────────
  336.      Company    :
  337.               ──────────────────────────────────────────
  338.      Address 1  :
  339.               ──────────────────────────────────────────
  340.      Address 2  :
  341.               ──────────────────────────────────────────
  342.      City/State/Zip :
  343.               ──────────────────────────────────────
  344.      Phone        : (        )
  345.                ─────────    ────────────────────────────
  346.  
  347.      For charge orders, please enter your card number and expiration:
  348.                                  ┌────┬────┐
  349.      ── ── ── ──  ── ── ── ──  ── ── ── ──    ── ── ── ──  └────┴────┘
  350.  
  351.      Signature:
  352.             ────────────────────────────────────────────────
  353.  
  354.      Mail To:  Discovery Graphix
  355.            P.O. Box 344      Byron, California 94514
  356.  
  357.      Phone Orders: (415) 634-2347  7:00am to 5:30pm (Pacific Time), M - F
  358.  
  359.  
  360.                   Page 5
  361.  
  362.  
  363.  
  364.      Product Registration
  365.      ────────────────────
  366.  
  367.      QRC! Sv2.0 - All registrations will receive written conformation
  368.               including registered serial number within three
  369.               weeks of receipt of registration.     You will also
  370.               receive the latest Quality Release Update and the
  371.               QRC! User Guide.    The QFUtility program and User
  372.               Guide are also included.
  373.  
  374.               Free phone support for 3 months.
  375.  
  376.      QRC! Pv2.0 - Orders will receive both 5 1/4 and 3 1/2 inch media
  377.               plus the QRC! User Guide.     QRC! Professional, comes
  378.               with all the "System" modules as described on page 33.
  379.               You will also have the ability to easily expand your
  380.               employee management by adding new and custom "systems"
  381.               in the future.  You will also receive Quality Release
  382.               Update's and phone support for 6 months.
  383.  
  384.  
  385.      Source Code License Option
  386.  
  387.               Complete, commented source code is available on all
  388.               QRC! Pv2.0 modules and "system" programs.     Written
  389.               in Clarion,  this code can be easily modified to
  390.               suit your needs.    Technical support is provided for
  391.               six months.  In addition, we offer programing and
  392.               design assistance for $65.00 per hour.
  393.  
  394.               With QRC! source code, you can have that custom program
  395.               to fit your exact needs.
  396.  
  397.  
  398.  
  399.  
  400.  
  401.  
  402.  
  403.  
  404.  
  405.  
  406.  
  407.  
  408.  
  409.  
  410.  
  411.  
  412.  
  413.  
  414.  
  415.  
  416.      Clarion is a trademark of the Clarion Software Corporation.
  417.  
  418.  
  419.  
  420.                   Page 6
  421.  
  422.  
  423.  
  424.                  QRC Installation
  425.              ────────────────────────
  426.  
  427.  
  428.      How To Install Sv2.0
  429.      ────────────────────
  430.  
  431.      If you are currently using an older version of QRC! you should
  432.      install version Sv2.0 in a different directory.  The data files
  433.      in version Sv2.0 are NOT COMPATIBLE with earlier versions.  Until
  434.      all your data can be converted to the new file formats, keep the
  435.      versions in separate directories.  Please read page 8 for more
  436.      information on converting versions.
  437.  
  438.      If you received QRC! on diskettes from a Shareware Distributor,
  439.      simply put the Install Disk or Disk #1 in drive A or B, change to
  440.      that drive prompt and type INSTALL and press ENTER.  The Install
  441.      program will create a subdirectory unpack all files into that
  442.      drive and directory.  The QRC! system files are located in two
  443.      self extracting files.     You can unpack these by typing;
  444.  
  445.               Install Disk:  QRC_SV21
  446.               Disk #2      :  QRC_SC22
  447.  
  448.      If you obtained QRC! from a down load service, copy QRC_SV2.EXE
  449.      to any directory and type QRC_SV2.  This will unpack all the
  450.      program files.     Save QRC_SV2.EXE as your backup program source.
  451.  
  452.      We do not recommend using QRC! from a floppy drive.  For best
  453.      performance, QRC! should be run from a hard disk.
  454.  
  455.      You will need to set your CONFIG.SYS file to the following:
  456.  
  457.                 *FILES = 40
  458.                  BUFFERS = 30
  459.  
  460.      Remember to include QRC! in your Autoexec.bat path statement.
  461.      Please check your Disk Operating System for instructions on
  462.      changing this file.
  463.  
  464.        * You may need to increase this number.    It is assumed that only
  465.      system files are open prior to starting QRC!.    If you should
  466.      experience an ERROR such as "TOO MANY OPEN FILES", increase
  467.      to FILES = 50.     Remember to reboot your computer after making
  468.      changes to this file.
  469.  
  470.      System Requirements
  471.      ───────────────────
  472.  
  473.      QRC! will require at least 1Mb of disk space.    This will increase
  474.      as you add data.
  475.  
  476.      Your system (PC, XT, AT) should have at least 640K of memory.
  477.  
  478.  
  479.  
  480.                   Page 7
  481.  
  482.  
  483.  
  484.  
  485.      System Requirements
  486.      ───────────────────
  487.  
  488.      When you initially start QRC, from the command screen, your
  489.      available memory (bottom right corner) should read from 55K to
  490.      110K (or more).  This depends on your version of DOS, drivers
  491.      loaded (in config.sys), any utility commands (in autoexec.bat)
  492.      and any memory resident (TSR) programs you may have loaded.  All
  493.      of these factors can impact your available memory.  If you have
  494.      extended or expanded memory, you can increase the performance of
  495.      QRC! by utilizing this space for memory used for screens and file
  496.      buffers.  Please read page 27 for instructions on how to configure
  497.      your system.
  498.  
  499.      QRC! runs in "standard" text mode forms display and has been tested
  500.      using CGA, EGA and VGA screens.  If you are using a non-color
  501.      adapter and screen and experience a problem, please call.  We will
  502.      send you (free of charge) our Laptop version.
  503.  
  504.      Problems have occurred in earlier DOS versions.  We recommend
  505.      version 3.0 and up for best performance.
  506.  
  507.  
  508.      Upgrading From Another Version
  509.      ──────────────────────────────
  510.  
  511.      QRC! version Sv2.0 is not compatible with earlier versions.  The
  512.      data fields and "Keyed" values have changed.  In most cases, and
  513.      with little effort, your data files can be converted one of two
  514.      ways.
  515.  
  516.      QuickTrax File Utility (C)
  517.  
  518.      If you are a registered user of QRC!, you can obtain a free copy
  519.      of the QuickTrax File Utility program.     This utility can even be
  520.      accessed from the QRC! main menu.  QFU v1.0 will copy, delete, pack,
  521.      organize, sort and convert data files.     Every QRC! user should have
  522.      QFU to optimize data file performance.
  523.  
  524.     *Clarion Filer
  525.  
  526.      QRC! data files are Clarion record structures.     If you own Clarion
  527.      Personal Developer or Professional Developer, you can use the Filer
  528.      utility supplied.  Please consult your manual for file conversion
  529.      instructions.
  530.  
  531.  
  532.     *Clarion Personal Developer and Professional Developer are
  533.      trademarks of Clarion Software Corporation.
  534.  
  535.  
  536.  
  537.  
  538.  
  539.  
  540.                   Page 8
  541.  
  542.  
  543.              Quick Start Information
  544.              ───────────────────────
  545.  
  546.  
  547.      To start QRC!, go to the sub-directory by typing cd\QRC2 (or your
  548.      directory) and press ENTER.  At the system prompt, type QRC and
  549.      press ENTER.
  550.  
  551.      The second screen you will see is the Password entry screen.
  552.      The program has two passwords setup for you.  To enter, type
  553.      "USER1" for the User ID.  Type "PASS1" at the password prompt
  554.      and press ENTER.
  555.  
  556.      The next screen you see will be the "command screen".    All menus
  557.      and windows are accessible from this screen.
  558.  
  559.      The first menu selection named "File Manager" will be set to the
  560.      color red.  Move the menu selector using the Right/Left arrow keys,
  561.      you will see the red highlight move to the selected menu option.
  562.      The red highlight indicates the menu option for execution.  You
  563.      can open any menu by pressing ENTER, the down arrow key or the
  564.      highlighted letter.
  565.  
  566.      First, select the FILE MANAGER menu.  Move the selector bar to
  567.      Passwords and press ENTER.  From the Password User List, you can
  568.      add, delete or change user passwords, ID's and level code.  Level
  569.      1 allows full access.    Level 2 users will not be able to enter
  570.      the password maintenance program or QFU.  Now, update USER1 password
  571.      information with your own ID and Password by highlighting the
  572.      "USER1" and pressing ENTER.
  573.  
  574.      Next, move the selector bar the menu "Utilities".  Select the
  575.      menu option "Main Setup" and press ENTER.  The first field is for
  576.      your registration number.  DO NOT enter any information in this
  577.      field!     An invalid registration number will render this program
  578.      useless.  Press ENTER to continue to the "Company Name" field.
  579.      Fill in your company name and address information.  The next
  580.      two fields are for the "titles" of your custom look-up tables.
  581.      If you are not sure what you want to assign at this time, proceed
  582.      on by pressing the ENTER key twice.  You can assign or change these
  583.      tables at any time.  Now you need to assign your printer
  584.      information.  At the "Select Printer #1" field, enter a "P" and
  585.      press ENTER.  You will now have a table of printers from which to
  586.      choose.  Select your printer and press ENTER.    If your printer is
  587.      not listed, refer to "Printer Setup" in this guide.  Next, select
  588.      the printer port or location of your printer.    The second printer
  589.      information is optional.
  590.  
  591.      Before you can use QRC! you MUST enter employee information first.
  592.      All data files rely or are "keyed" on employee data.  Once you
  593.      have loaded your employee information, you can begin using the Time
  594.      and EEO features.
  595.  
  596.  
  597.  
  598.  
  599.  
  600.                   Page 9
  601.  
  602.  
  603.               Quick Start Information
  604.               ───────────────────────
  605.  
  606.  
  607.      The following schematic demonstrates the QRC! window flow:
  608.  
  609.  
  610.       ┌────────────────────┐
  611.       │   Menu Selections  │
  612.       └──────────┬─────────┘
  613.              │      ┌───────────────────┐
  614.              ├────┤ Scrolling Windows │
  615.              │      │ (Look up Tables)  │
  616.              │      └─────────┬─────────┘
  617.              │            │
  618.              │            │     ┌────────────────────┐
  619.              │            └────┤ Data Entry Screens │
  620.       ┌──────────┴─────────┐     │    (Forms)          │
  621.       │ Data Entry Screens │     └────────────────────┘
  622.       │     (Forms)       │
  623.       └────────────────────┘
  624.  
  625.  
  626.      QRC! Main "Command" Screen Options
  627.      ──────────────────────────────────
  628.  
  629.  
  630.      ────────────────── QuickTrax Employee RollCall! ────────────────
  631.  
  632.      File Manager     Time Keeper       Utilities        Codes    Quit
  633.      │         │           │            │
  634.      ├─ Backup     ├─ Employee File  ├─ Calendar F4   ├─ Absence
  635.      │         │           │            │
  636.      ├─ Restore     ├─ Key Events       ├─ Note Pad F8   ├─ Events
  637.      │         │           │            │
  638.      ├─ Make Disks     ├─ Daily Schedule ├─ Printing F10  ├─ EEO Class
  639.      │         │           │            │
  640.      ├─ QFUtility     ├─ Set Long Term  ├─ Printer Setup ├─ Misc1
  641.      │         │           │            │
  642.      └─ Passwords     ├─ Set Down Time  ├─ Report Setup  └─ Misc2
  643.              │
  644.              └─ Main Setup
  645.  
  646.  
  647.  
  648.      │10/19/91│11:15AM│   *****  Message Area *****      │CapLck Num│85K│
  649.      └────────┴───────┴───────────────────────────────┴──────────┴───┘
  650.       (Date)   (Time)     (System Messages)      (Keyboard)(Memory)
  651.  
  652.  
  653.  
  654.  
  655.  
  656.  
  657.  
  658.  
  659.  
  660.                   Page 10
  661.  
  662.  
  663.  
  664.                   QRC! Commands
  665.                  ───────────────
  666.  
  667.      Menus
  668.          Highlighted Letter       - Selects menu option
  669.          Right/Left arrow keys - Moves selector to menu option
  670.          Down arrow key       - Opens selected menu window
  671.          ENTER key           - Opens selected menu window
  672.          ESC key           - Opens the Quit Menu to exit to DOS
  673.  
  674.      Scrolling Windows
  675.  
  676.          Up/Down arrow keys       - Scrolls highlight bar up and down
  677.          PgDn/PgUp keys       - Scrolls a page at a time
  678.          Ctrl PgDn/Ctrl PgUp   - End of or beginning of file
  679.          ENTER key           - Selects a file to enter and update
  680.          INS key           - To insert a new file
  681.          DEL key           - To delete a file
  682.          Ctrl M keys       - To Mark and UnMark a file
  683.          Ctrl D keys       - To purge/delete all Marked files
  684.          Ctrl U keys       - To UnMark all Marked files
  685.          F9 key           - Return to menu
  686.          Ctrl ESC Keys       - Return to menu
  687.  
  688.      Data Entry Windows
  689.  
  690.          Up/Down arrow keys       - Selects entry fields
  691.          Right/Left keys       - Moves curser in selected field
  692.          ENTER key           - Enters data/moves curser to next field
  693.          Ctrl ENTER key       - Bypasses the remaining fields & saves
  694.          F9 key           - Save & return to main screen
  695.          ESC key           - To back up one field or return
  696.          Ctrl ESC key       - Aborts & returns to main screen
  697.          Backspace key       - To delete characters in field
  698.  
  699.  
  700.      Utilities
  701.  
  702.          F1     key - Help Menu or Help screen
  703.  
  704.          F4     key - Will pop-up a monthly calendar in the right hand
  705.                corner of the screen.
  706.  
  707.          F6     key - Will pop-up the Note Pad file window.
  708.  
  709.          F10 key - Will present you with a menu for printing reports.
  710.                Use this at any menu or table procedure.
  711.  
  712.  
  713.  
  714.  
  715.  
  716.  
  717.  
  718.  
  719.  
  720.                   Page 11
  721.  
  722.  
  723.  
  724.      Terminology
  725.      ───────────
  726.  
  727.  
  728.        QRC!         - QuickTrax Employee RollCall! program
  729.  
  730.        ABS         - Absence Reason Codes
  731.  
  732.        Data Files     - Database Record Files (.DAT)
  733.  
  734.        File Records     - Data records, or "file folders" on subjects
  735.  
  736.        File Entries     - A line of information in a data file.
  737.  
  738.        Tables     - A scrolling screen of records
  739.  
  740.        Forms     - Update/Add/Delete information
  741.  
  742.        Menus     - Selection of options
  743.  
  744.        Highlight Bar - Record selector in table procedures
  745.  
  746.        Reports     - View, Print or Save summarized data
  747.  
  748.        Field(s)     - Screen location for data entry
  749.  
  750.        Screens     - A "page" on your computer monitor
  751.  
  752.        Windows     - A screen that pops-up over another screen
  753.  
  754.        Default     - Pre-defined, changeable information
  755.  
  756.        DOS         - Disk operating system
  757.  
  758.        ASCII     - American Standard Code for Information
  759.                Interchange
  760.  
  761.  
  762.  
  763.  
  764.  
  765.  
  766.  
  767.  
  768.  
  769.  
  770.  
  771.  
  772.  
  773.  
  774.  
  775.  
  776.  
  777.  
  778.  
  779.  
  780.                   Page 12
  781.  
  782.                  File Manager Menu
  783.                  ─────────────────
  784.  
  785.      Backup Data
  786.      ───────────
  787.  
  788.      Select the File Manager menu selection and press ENTER or use the
  789.      Down arrow key.
  790.  
  791.      Before you backup your files you need to make a "disk set".  QRC's
  792.      backup utility can span beyond one disk.  As your data files grow,
  793.      you will need more disks to backup.  The "disk sets" are files
  794.      named EMPWIN1.BKP, EMPWIN2.BKP, etc.  By setting up these files
  795.      first, the utility knows how much disk space it has to work with.
  796.      Keep an eye on your backup disks available space.  Example, if disk
  797.      #2 has only 25K left after your last backup, make disk #3 before
  798.      you add more data and your next backup.
  799.  
  800.      If you are using a floppy drive (A:\ or B:\), the disk(s) must be
  801.      formatted first.  Select Make Disk from the File Manager Menu and
  802.      press ENTER.  Enter the drive and directory of the backup disks.
  803.      Example,
  804.          A:\        = backs up to floppy drive "A"
  805.  
  806.          D:\QRCBKP\ = backs up to hard drive "D" in
  807.                   a subdirectory named QRCBKP
  808.  
  809.      Next, enter the number of disks you want to setup.  For one disk,
  810.      enter 1 at the curser location and press ENTER.  If you are using a
  811.      hard drive to backup, enter 1.
  812.  
  813.      Now select Backup Files and press ENTER.  Enter the drive and
  814.      directory of your backup disk(s) and press ENTER.  You will see
  815.      each file scroll up the screen as it is backed up.  To restore
  816.      your data files, simply put your backup disk #1 in drive A, select
  817.      Restore Files from the File Manager Menu and enter the drive and
  818.      directory of your disk(s) then press ENTER.  All archived data files
  819.      will be restored automatically.
  820.  
  821.      Password Maintenance
  822.      ────────────────────
  823.  
  824.      Select PASSWORDS from the File Manager menu.  If you do not
  825.      have level 1 status, a screen will pop-up telling you that
  826.      access to this procedure has been denied.
  827.  
  828.      The first screen lists the users on the system.  When you
  829.      first enter the program, USER1 and USER2 are already loaded
  830.      in the database.  USER1 has level 1 clearance and USER2
  831.      is assigned level 2.
  832.  
  833.      You can now set up your own "system users" by pressing the
  834.      INS key.   Enter the user name, ID, password and level.
  835.  
  836.      To delete a user, highlight the user and press DEL.  To change
  837.      a users information, highlight the user and press ENTER.
  838.  
  839.  
  840.                   Page 13
  841.  
  842.                  Time Keeper Menu
  843.                  ────────────────
  844.  
  845.      Employee File
  846.      ─────────────
  847.  
  848.      To enter employee information, select the Employee File menu
  849.      selection and press ENTER.
  850.  
  851.      The first window, EMPLOYEE MASTER LIST is your scrolling list
  852.      of employees.    All other files and procedures use this data
  853.      so it is important that you enter at least one employee before
  854.      continuing on to other screens.
  855.  
  856.      The first time you enter this window the EMPLOYEE FILE window
  857.      will pop-up over the Employee Master window.  This is because
  858.      the employee database is empty.  After the first employee is
  859.      entered and on subsequent accesses to this window, you will have
  860.      a scrolling list of employee's from which to choose.
  861.  
  862.      To select an employee file, use the Up or Down arrow keys, or
  863.      the Search field to locate an employee file.  To search, type in
  864.      the name.  As you type, you will see the highlight bar move to the
  865.      employee name beginning with that letter.  For example, if you
  866.      type the letter "M", the highlight bar will move to the first
  867.      employee name starting with "M".  If you then type "e" the
  868.      highlight bar will then move to the first employee name starting
  869.      with "Me", and so on.
  870.  
  871.      After you have selected the employee file, Press ENTER to open
  872.      the file.  If you wish to create a new file press INS.     If you
  873.      wish to delete an employee file, press DEL then press ENTER.
  874.      You can also delete employees by highlighting the employee
  875.      and pressing Ctrl M to "Mark" or "UnMark" a file.  After you
  876.      have Marked your files, press Ctrl D and all Marked files will
  877.      be erased.  Use Ctrl U to UnMark all Marked files.  Note: you
  878.      must also "Mark" employees when printing the EMPLOYEE report.
  879.  
  880.      Once you have entered the EMPLOYEE FILE window you can add or
  881.      change employee information.  Enter the employee name by typing
  882.      the first, middle and last name.  DON'T WORRY ABOUT STYLE, QRC!
  883.      WILL CAPITALIZE THE FIRST LETTER OF EACH NAME FOR YOU!
  884.  
  885.      Fill in each appropriate field and press ENTER to move to the
  886.      next field.  NOTE: the fields SEX and ETHNIC ID cannot be
  887.      changed once filled in.  This is because all calculated EEO data
  888.      is based on these two criteria (and the fact that people usually
  889.      don't change these statuses).    If you make a mistake, delete
  890.      the employee and start over.
  891.  
  892.      There are three code tables available on this screen.    By pressing
  893.      F5 on the fields marked with "", a selection table will pop-up
  894.      from which to choose.    The EEO table has already been filled out
  895.      for you.  Simply highlight your selection and press ENTER.  The
  896.      Misc1 and Misc2 tables are for your own custom criteria.   You
  897.      will need to fill these out before using them.     See the "Codes"
  898.      menu on page 25 for more information.
  899.  
  900.                   Page 14
  901.  
  902.  
  903.                   Time Keeper Menu
  904.                   ────────────────
  905.  
  906.      Employee File
  907.      ─────────────
  908.  
  909.      Each field is limited to the following character lengths.
  910.  
  911.            First Name      : 12       EMP#          :     5
  912.            Middle Name      : 12       S. S. #    :     9
  913.            Last Name      : 14       Birth Date :     6
  914.            Street      : 25       Hire Date  :     6
  915.            City          : 15       Sex          :     1 (F/M)
  916.            State      :  2       Ethnic ID  :     1
  917.            Zip          :  5       Married    :     1 (Y/N)
  918.            Home Phone      : 10       Handicap   :     1   "
  919.            Work Phone      : 10       Military   :     1   "
  920.            Voice Mail      :  5       Viet Vet   :     1   "
  921.            Voice Mail      :  4       Dis. Vet   :     1   "
  922.            Title      : 12       I_9 Ver.   :     1   "
  923.                        EEO Class  :     2
  924.            Emergency Name : 20       School(YRS):     2
  925.            City/State/Zip : 25       Misc1      :     6
  926.            Phone      :  9       Misc2      :     6
  927.  
  928.      Pressing ENTER from the last field (Emergency Phone) saves the
  929.      file and returns you to the Master List table.     The highlight
  930.      bar is now on the employee you just entered.
  931.  
  932.      NOTE: To print an employee file, "Mark" the file entry using
  933.      the Ctrl M keys and press F10.
  934.  
  935.      The EMP# is a unique field.  If the field is left blank, a table
  936.      will pop-up showing all current employee numbers.  If you use an
  937.      existing number, an error message will be returned.
  938.  
  939.      The Employee File screen updates the following data files:
  940.  
  941.                   - EMPWIN.DAT
  942.                   - EEOFILE.DAT
  943.                   - TIME1.DAT
  944.  
  945.      Key Events
  946.      ──────────
  947.  
  948.      Select Key Events from the Time Keeper menu and press ENTER.
  949.  
  950.      From this screen, you can quickly enter employee "notes" about
  951.      events.  For example;    you know John B. Good will be going to a
  952.      training seminar next Monday for three days.  Select John from the
  953.      automatic Look up Table.  From the form, enter the training code
  954.      (you must first fill in the Key Events codes) or press F5 for the
  955.      Key Events Look up Table.  Next, enter the starting date for the
  956.      training, then the day he will complete the seminar. You can also
  957.      enter any comments that might pertain to this event.
  958.  
  959.  
  960.                   Page 15
  961.  
  962.                  Time Keeper Menu
  963.                  ────────────────
  964.  
  965.      Key Events
  966.      ──────────
  967.  
  968.      To add a new event for an employee, press INS from the Key Events
  969.      Table.     To delete an event, move the highlight bar to the event
  970.      and press DEL.     To change an event, move the highlight bar to
  971.      the event and press ENTER.  From the Key Events Form you can
  972.      change any of the fields.
  973.  
  974.      Key Events can be viewed in three ways, the Key Events Table,
  975.      the EVENTS report and the EMPLOYEE status report.
  976.  
  977.      The EVENTS report lists all coded events by employee event.
  978.      The EMPLOYEE status report now lists the last 10 entries at the
  979.      bottom of the report.
  980.  
  981.      This procedure was added to this version from our Professional
  982.      version(Pv2.0).
  983.  
  984.      The Key Events Update Form screen updates the following data file:
  985.  
  986.                 EMPKNS.DAT
  987.  
  988.      Daily Schedule
  989.      ──────────────
  990.  
  991.      Select Daily Schedule from the Time Keeper menu and press ENTER.
  992.      From this screen, all employee's can be scheduled by date.
  993.      There are two ways to set the work date.  Simply type in the date
  994.      and press ENTER or press F5 and a calendar will pop-up on the right
  995.      side of the screen.  Use the arrow and PgUp/PgDn keys to select
  996.      the date and press ENTER.
  997.  
  998.      If there are no entries on file for this date, the Schedule
  999.      Work Hours form will pop-up.  From here you can enter the employee,
  1000.      starting and ending times, and the work code.
  1001.  
  1002.      To schedule another employee for that date press INS.    Press F5
  1003.      from the Employee field, select the employee and press ENTER.
  1004.      Next, enter the starting and ending time in 24 hour format.
  1005.      Note: When on a time field you can press F1 for a conversion time
  1006.      table.     Now, enter the work code or press F5 for the code selection
  1007.      table.
  1008.  
  1009.  
  1010.  
  1011.  
  1012.  
  1013.  
  1014.  
  1015.  
  1016.  
  1017.  
  1018.  
  1019.  
  1020.                   Page 16
  1021.  
  1022.  
  1023.  
  1024.      Daily Schedule
  1025.      ──────────────
  1026.  
  1027.      To move on to a new date, press ESC from the Daily Schedule Table
  1028.      and you will see the cursor move to the date field.  Repeat the
  1029.      process from the previous page.
  1030.  
  1031.      To delete a date, simply highlight the date and press DEL.
  1032.      You can also delete multiple date(s) by highlighting the employee
  1033.      and pressing Ctrl M to "Mark" or "UnMark" a file entry.  After you
  1034.      have Marked your files, press Ctrl D and all Marked files will
  1035.      be erased.  Use Ctrl U to UnMark all Marked files.
  1036.  
  1037.      NOTE: All time file entries cannot be changed, to change hours or
  1038.            work codes, delete the entry then press INS to create a new
  1039.            file entry with the correct information.     WARNING! When you
  1040.            delete schedule dates, the totals for Absence Reasons change.
  1041.  
  1042.      The Schedule Employee Work Hours form screen updates the following
  1043.      data files:
  1044.              TIME1.DAT  and     TIMETRX.DAT
  1045.  
  1046.  
  1047.      Set Long Term
  1048.      ─────────────
  1049.  
  1050.      Select Set Long Term from the Time Keeper menu and press ENTER.
  1051.  
  1052.      The Employee Schedule Table & Form, schedules by employee for any
  1053.      date you specify or for an extended length of time.
  1054.  
  1055.      Select an employee from the Employee List table (automatically
  1056.      pops up) and press ENTER.  If there are no records on file, the
  1057.      Employee Schedule Form (no title) will pop-up.     From here you
  1058.      can enter the work date, starting and ending times, the work
  1059.      code and any comments.     To use the "Speed Date" entry form, you
  1060.      must first enter one (1) schedule date first.    If an employee
  1061.      already has a date scheduled, you can use either form.
  1062.  
  1063.      To schedule a single new date, press INS from the Employee Schedule
  1064.      Table.     You will see that the date has been incremented by
  1065.      one day.  Accept this date or enter a new one.     Enter the
  1066.      starting and ending times and the hours will be calculated for
  1067.      you.  Next, enter the work code (the default is "W" for regular
  1068.      work hours) or press F5 for the Absence Reasons Code table.
  1069.      Enter any comments and press ENTER.
  1070.  
  1071.      To delete a date, simply highlight the date and press DEL.
  1072.      You can also delete multiple date(s) by highlighting the employee
  1073.      and pressing Ctrl M to "Mark" or "UnMark" a file entry.  After you
  1074.      have Marked your files, press Ctrl D and all Marked files will
  1075.      be erased.  Use Ctrl U to UnMark all Marked files.
  1076.  
  1077.  
  1078.  
  1079.  
  1080.                   Page 17
  1081.  
  1082.  
  1083.  
  1084.      NOTE: All TIME file entries cannot be changed, to change hours or
  1085.            work codes, delete the entry then press INS to create a new
  1086.            file entry with the correct information.     WARNING! When you
  1087.            delete schedule dates, the totals for Absence Reasons change.
  1088.  
  1089.      To enter an extended schedule, press F7 from the Set Long Term
  1090.      Table.     Enter the beginning date and ending date.  Enter the work
  1091.      code or press F5 for the code table and select the reason code.
  1092.  
  1093.      NOTE: The Speed Date entry form enters scheduled dates consecutive
  1094.            to the dates you entered.  Thus, if you want to schedule an
  1095.            employee for two (2) weeks, you must enter them one week(M-F)
  1096.            at a time or they will cover weekend days.
  1097.  
  1098.      The Employee Schedule Form screen updates the following data files:
  1099.  
  1100.              TIME1.DAT  and     TIMETRX.DAT
  1101.  
  1102.      Set Down Time
  1103.      ─────────────
  1104.  
  1105.      Select Set Down Time from the Time Keeper menu and press ENTER.
  1106.  
  1107.      The Employee Eligibility Review Table lists all employee's and
  1108.      their respective eligible vacation, illness, personal and other
  1109.      hour benefits that are setup by you.
  1110.  
  1111.      To enter an employee's benefit hours, highlight the employee and
  1112.      press ENTER.  From the Employee Attendance Summary Form you can
  1113.      enter the hours by benefit for the current year.
  1114.  
  1115.      First select from Y.T.D., Anniversary Date or Start Date for this
  1116.      employee's calculations.  All benefit hours will either be figured
  1117.      on year to date (January 1st - December 31st), anniversary date
  1118.      (the annual day and month of the employee's start date) or the
  1119.      starting benefits date (annual day and month) that you entered in
  1120.      the employee file on a new hire.
  1121.  
  1122.      From any field, press F7 to fill in the carryover options.  Answer
  1123.      YES to each field if you want the remaining (unused benefit hours)
  1124.      hours to be carried over and added to next year's hours.  The last
  1125.      field, "Close Now?" is only answered YES when you are going to
  1126.      close out a benefit year's date and start a new year.    You will be
  1127.      given advanced notice of this when the program first starts up.
  1128.  
  1129.      The rest of the fields are calculated for you.     The Y.T.D. Accrued
  1130.      row is calculated based on the benefit hours divided by the months
  1131.      of the year.  The Y.T.D. Taken row is the sum of all the coded
  1132.      "scheduled" hours you have entered for that employee.    The Y.T.D.
  1133.      Remaining row is the difference of "Accrued" and "Taken" hours.
  1134.  
  1135.  
  1136.  
  1137.  
  1138.  
  1139.  
  1140.                   Page 18
  1141.  
  1142.  
  1143.  
  1144.      Set Down Time
  1145.      ─────────────
  1146.  
  1147.      NOTE: From the Review Table you can "purge" ALL hours on EACH
  1148.            employee by pressing Ctrl P.  This procedure was designed
  1149.            to "house clean" at year end.  IF YOU USE THIS PROCEDURE
  1150.            ALL TIME RELATED DATA WILL BE ERASED!  THIS PROCEDURE
  1151.            "FLUSHES" A DATA FILE AND THEREFORE NO DATA RECOVERY CAN
  1152.            BE MADE.     You can also "purge" ALL scheduled hours for
  1153.            all employees by pressing Ctrl T.  This will clear the
  1154.            scheduled hours (TIMETRX.DAT file) but leave the accrued
  1155.            benefit hours (TIME1.DAT) intact. The benefit hours you have
  1156.            entered for each employee will not be erased.  BACKUP ALL
  1157.            DATA FILES BEFORE USING THIS PROCEDURE!
  1158.  
  1159.  
  1160.      Closing Benefit Files
  1161.      ─────────────────────
  1162.  
  1163.      Closing a benefit year recaps all hours taken against benefit
  1164.      categories then clears the taken hours for that year.
  1165.  
  1166.      When you start QRC!, you will see a small screen pop-up than says
  1167.      "Adjusting Files".  This internal procedure checks to see if any
  1168.      employees are to be "closed out" within the next 15 days.  If so,
  1169.      the "Absence Benefit Close Reminder" table will pop-up.  This table
  1170.      lists all employees whose "benefit year" will end within the next
  1171.      15 days.  You can close them out individually or "Auto Close" them
  1172.      all.
  1173.  
  1174.      To close an individual out, highlight the employee and press ENTER.
  1175.      From the Employee Attendance Summary Form, press F7 and answer Yes
  1176.      to the "Close Now" option.
  1177.  
  1178.      To use the Auto Close feature, press F7 and each employee on the list
  1179.      will be closed out automatically.
  1180.  
  1181.      When an employee is closed out all "accrued" hours are set to 0, and
  1182.      any carryover hours (that you chose Yes to) are moved to next years
  1183.      eligible totals.
  1184.  
  1185.      Note: Hours Accrued are a total of ABS coded hours.  Make sure
  1186.            all "down time" hours have been scheduled, but only hours
  1187.            to be taken in the current benefit year.
  1188.  
  1189.  
  1190.  
  1191.      The following data files are updated from this procedure;
  1192.  
  1193.                 - TIME1.DAT
  1194.  
  1195.                 - TIMETRX.DAT
  1196.  
  1197.  
  1198.  
  1199.  
  1200.                   Page 19
  1201.  
  1202.                    Utilities Menu
  1203.                    ──────────────
  1204.  
  1205.      Select Utilities from the Main Menu and press ENTER or the down
  1206.      arrow key.
  1207.  
  1208.      Calendar F4
  1209.      ───────────
  1210.  
  1211.      You can call the calendar from virtually anywhere in the program
  1212.      by pressing the F4 key.  The calendar will pop-up on the bottom
  1213.      right hand corner of your screen.  WARNING!  Each time you change
  1214.      a month or a year you are actually layering screens on top of
  1215.      another.  This will use up memory.  If you drop below 5K, you
  1216.      will see a warning message at the bottom of the screen.
  1217.      Use,
  1218.        Ctrl PgUp/PgDn key    - Increase/Decrease by one year
  1219.         PgUp/PgDn key    - Increase/Decrease by one month
  1220.             Arrow keys    - Moves highlight bar
  1221.              HOME key    - Sets first Sunday
  1222.               END key    - Sets last Saturday
  1223.               ESC key    - Returns to called procedure
  1224.  
  1225.      Note Pad F8
  1226.      ───────────
  1227.  
  1228.      You can call the Note Pad from virtually anywhere in the program
  1229.      by pressing the F8 key.  The Note File List screen will pop-up on
  1230.      the left hand side of your screen.
  1231.  
  1232.      To view or change a note, highlight the note and press ENTER.    To
  1233.      delete a note, press DEL.  To create a new note, press INS.  You
  1234.      also delete notes using the Ctrl M/D keys.
  1235.  
  1236.      From the Note File window you will enter the Subject and Date.
  1237.      The default date is set to todays date.  After you have entered
  1238.      the date, the cursor will drop down to the note pad window area.
  1239.      Your notes can be up to 30 characters wide and 50 lines long.
  1240.      To save your note, press Ctrl ENTER.
  1241.  
  1242.      From the window area use,
  1243.  
  1244.            Ctrl ENTER key    -  To end and SAVE your note
  1245.          Ctrl ESC key    -  To return
  1246.             ENTER key    -  To jump down one line
  1247.          INS SPACEBAR key    -  Move text down one line
  1248.               DEL key    -  Deletes character
  1249.           PgUp & PgDn key    -  Moves a screen at a time
  1250.              HOME key    -  Beginning of line
  1251.               END key    -  End of line
  1252.             Arrow keys    -  Move one space at a time
  1253.  
  1254.      NOTE: To print your note(s), "Mark" the note(s) using the Ctrl M
  1255.            keys at the Note File List screen.   Next, press F10 to
  1256.            print.
  1257.  
  1258.  
  1259.  
  1260.                   Page 20
  1261.  
  1262.                    Utilities Menu
  1263.                    ──────────────
  1264.  
  1265.      Printing F10
  1266.      ────────────
  1267.  
  1268.      You can call the Reports Menu from any menu or table in the
  1269.      program by pressing the F10 key.  There are 17 reports, three label
  1270.      printing utilities and this manual to choose from.  From here, you
  1271.      can view the report on screen, send the report to a printer or save
  1272.      the report to an ASCII file.
  1273.  
  1274.      To select a report, move the highlight bar to your choice and
  1275.      press ENTER.  The next screen, Report Generation, gives you the
  1276.      choice of viewing the report, printing the report or saving the
  1277.      report to a file.  If you choose Print, the Report Setup Selections
  1278.      screen will then pop-up.  The default printing options will appear in
  1279.      the fields.  You can accept them by pressing ENTER (or Ctrl ENTER for
  1280.      all) at each field or selecting an option from the menus to the right
  1281.      of each of the fields.     You can change these "defaults" from the
  1282.      Report Setup procedure.
  1283.  
  1284.      Viewing  - Select Screen from the menu and your report will be sent
  1285.             to the Report Viewing Utility.  Depending on the report,
  1286.             you may see additional screens first.  These will ask
  1287.             you for "search criteria" such as beginning and ending
  1288.             dates.  Press ESC at any time to abort viewing.
  1289.  
  1290.             Keyboard controls are located at the bottom of the
  1291.             screen and by pressing F1 for help.
  1292.  
  1293.      Printing - Select Print from the menu and another screen will ask
  1294.             you for the number of copies you wish to print.
  1295.             Depending on the report, you may see additional screens
  1296.             asking for search criteria.     Make sure your selected
  1297.             printer is turned on and on line.  Press ESC at any
  1298.             time to abort printing.
  1299.  
  1300.      Saving      - Select File from the menu and enter any valid disk
  1301.             drive, subdirectory and DOS file name, then press ENTER.
  1302.             QRC! supports comma delimited ASCII files.    For more
  1303.             information on ASCII files, see your DOS manual.
  1304.  
  1305.  
  1306.                     Reports
  1307.  
  1308.      Report titles can be changed to suit your needs.  Use the Report
  1309.      Setup menu option to change any title.
  1310.  
  1311.      The following outlines the features of each report;
  1312.  
  1313.      1. ACTIVITY    - Recaps all employees benefit hours taken Y.T.D.
  1314.               The employee's are listed alphabetically, with
  1315.               employee number, vacation, illness, personal
  1316.               and total other hours.  Totals are calculated
  1317.               at the bottom of the report.
  1318.  
  1319.  
  1320.                   Page 21
  1321.  
  1322.               Utilities Menu - Reports
  1323.               ────────────────────────
  1324.  
  1325.  
  1326.      2. ELIGIBILITY - Recaps all employees benefit hours allocated
  1327.               for the current year.     The employees are listed
  1328.               alphabetically, with employee number and
  1329.               vacation, illness, personal and total other
  1330.               hours.  Totals are calculated at the bottom of
  1331.               the report.
  1332.  
  1333.      3. TIME1    - Lists all ABS coded days for a given employee.
  1334.               You will be asked for beginning and ending dates
  1335.               as a search criteria.     The report dates are
  1336.               listed from oldest to most current.    The start
  1337.               and end times, ABS code and total hours for that
  1338.               day are posted.  Totals are calculated at the
  1339.               bottom of the report.
  1340.  
  1341.      4. TIME2    - Lists all ABS coded work days by date and by
  1342.               employee.  You will be asked for beginning and
  1343.               ending dates as a search criteria.  For example;
  1344.               if you would like a recap of all employee's
  1345.               hours for the month of October, you would enter
  1346.               10/1/90 for the beginning date, and 10/31/90 for
  1347.               the ending date.  Totals are calculated at the
  1348.               bottom of the report.
  1349.  
  1350.      5. TIME3    - As with the last 2 time reports, you will first
  1351.               enter in starting and ending dates.  This report
  1352.               summarizes all ABS coded hours by employee and
  1353.               ABS code.  Totals are calculated for each
  1354.               employee and at the end of the report.
  1355.  
  1356.      6. SCHEDULE_1    - Is a printable 7 day employee schedule.  Start
  1357.               and finish times are posted by day/date.  You
  1358.               will be asked for the starting date.    No totals
  1359.               are posted for this report.
  1360.  
  1361.      7. SCHEDULE_2    - Is also a 7 day employee schedule with total
  1362.               hours posted by the employee for the week,
  1363.               total hours by day and total report hours.
  1364.               This report is 182 columns wide and should
  1365.               be printed on a wide carriage printer or in
  1366.               Landscape mode.
  1367.  
  1368.      8. EMPLOYEE    - To print an employee personnel record you must
  1369.               first "Mark" the employee(s) file record from
  1370.               the Employee Master List.  This report is a
  1371.               one page report showing the "employee file" data.
  1372.  
  1373.      9. FIELD    - Lists employees alphabetically by name, address,
  1374.               phone number and voice mail number.  This report
  1375.               is meant for field distribution.
  1376.  
  1377.  
  1378.  
  1379.  
  1380.                   Page 22
  1381.  
  1382.               Utilities Menu - Reports
  1383.               ────────────────────────
  1384.  
  1385.  
  1386.      10. MANAGEMENT     - Lists all employee personnel information
  1387.                alphabetically.  This report is intended for
  1388.                management review.  This report is 226 columns
  1389.                wide and will require a wide carriage printer.
  1390.  
  1391.      11. MISC_1     - This "phone list" report groups employees by the
  1392.                "Misc1" or "Misc2" user defined codes.  An
  1393.                example for this code would be "Division Number"
  1394.                or "Department".
  1395.  
  1396.      12. MISC_2     - This report is the same as the "Field" report
  1397.                except the employees are grouped by Misc1 or
  1398.                Misc2 criteria.
  1399.  
  1400.      13. PHONES     - Lists employees alphabetically with work phone,
  1401.                voice mail and home phone numbers.
  1402.  
  1403.      14. EEO_1     - This is the standard EEO Work Force Analysis
  1404.                form.  Summaries for total employees, by
  1405.                EEO code and by sex and ethnic code.
  1406.  
  1407.      15. EEO_2     - Lists employee statistics by EEO code.  Full
  1408.                summaries by EEO code, ethnic code, minority
  1409.                status, sex, handicap, military, service and
  1410.                I_9 verification.
  1411.  
  1412.      16. BIRTHDAYS     - Lists employees by birth dates.
  1413.  
  1414.      17. EVENTS     - Lists by Event Code and employee.
  1415.  
  1416.      18. C_LABELS     - Continuous address labels (form feed) that use
  1417.                3 1/2 x 15/16 (-1 up) (Avery #4145) inch size
  1418.                labels.  This procedure will print one label per
  1419.                employee for all employees in the database
  1420.                or just the employees you "Mark".  You may also
  1421.                print your company return labels.
  1422.  
  1423.      19. S1_LABELS     - Sheet address labels that use Avery brand #5160
  1424.                or #5260s, 30 labels per sheet.  This procedure
  1425.                prints one label per employee in the database,
  1426.                or just the employees you "Mark".
  1427.  
  1428.                To print one employee on an entire sheet, "Mark"
  1429.                just the employee and select "Marked" from the
  1430.                setup screen.  You can print more than one page
  1431.                per employee.
  1432.  
  1433.      20. SR_LABELS     - Using the same labels as #19,  this report will
  1434.                print an entire sheet of return address labels
  1435.                with your company's name and address.  You must
  1436.                fill out the information needed in the Main
  1437.                Setup screen.
  1438.  
  1439.  
  1440.                   Page 23
  1441.  
  1442.                   Utilities Menu
  1443.                   ──────────────
  1444.  
  1445.  
  1446.      Report Setup
  1447.      ────────────
  1448.  
  1449.      Select Report Setup from the Utilities menu and press ENTER.
  1450.      Each report has already been setup for you however, you can
  1451.      change any option to suit your needs.    From the Report Description
  1452.      Table, you can change any report option by highlighting the
  1453.      report and pressing ENTER.
  1454.  
  1455.      From the Report Default Setup Form, you can set these default
  1456.      options;
  1457.  
  1458.                 Report Title
  1459.                 Title Box
  1460.                 Print Quality
  1461.                 Print Size
  1462.                 Italic Print
  1463.  
  1464.  
  1465.      Remember, you can change these options at print time.
  1466.  
  1467.      Main Setup
  1468.      ──────────
  1469.  
  1470.      Select Main Setup from the Utilities menu and press ENTER.
  1471.      From the QRC! Main Program Setup screen you can set your company
  1472.      name for printing, title your custom Misc 1 & Misc 2 fields, enable
  1473.      Auto Close and select 4 default printers and port locations.  When
  1474.      you register QRC! you will enter the serial number in the first
  1475.      field.     This will legally allow you to continue to use QRC!
  1476.  
  1477.      Both Misc 1 & Misc 2 fields are used in the Employee File.  You
  1478.      set these "categories" up to suit your needs.    Examples; shifts,
  1479.      work groups, division, region, office, etc.
  1480.  
  1481.      Select Yes to "Use Auto Close" if you are planing to use the
  1482.      Absence Reasons benefits feature.
  1483.  
  1484.      To select a printer, press ENTER.  A screen will pop-up to give you a
  1485.      list from which to choose.  Highlight your printer and press ENTER.
  1486.      If your printer is not on the list, select the Standard or ASCII
  1487.      printers first.  Select printer A as your primary default printer
  1488.      Choose the printer port or location of your printer.  If you are not
  1489.      sure of the port, try LPT1 first.  Selecting printer B-D is optional.
  1490.      Select "No Selection" if you do not want to setup a default printer.
  1491.  
  1492.  
  1493.  
  1494.  
  1495.  
  1496.  
  1497.  
  1498.  
  1499.  
  1500.                   Page 24
  1501.  
  1502.                 Codes Menu
  1503.                 ──────────
  1504.  
  1505.      Absence Reasons
  1506.      ───────────────
  1507.  
  1508.      To change ABS codes, select Absence from the Codes Menu.
  1509.      From the Absence Reasons Code Table, you can view all codes
  1510.      and descriptions, add codes and change codes.
  1511.  
  1512.      The codes that are displayed are standard forms codes.     You can
  1513.      change these and add up to 26 codes to track.
  1514.  
  1515.      To add a code press INS.  To change a code, highlight the code
  1516.      and press ENTER.  From the ABS Code Setup screen, enter a code
  1517.      from A - Z.  Next, enter a description and press ENTER.
  1518.  
  1519.      Key Events
  1520.      ──────────
  1521.  
  1522.      To add Key Event codes, select Key Events from the Codes Menu.
  1523.      From the Key Event Codes Table, you can view all codes and
  1524.      descriptions, add codes and change codes.
  1525.  
  1526.      To add a code press INS.  To change a code, highlight the code
  1527.      and press ENTER.  To delete a code, highlight the code and press
  1528.      DEL.  Codes can be any alphanumeric combination.
  1529.  
  1530.      EEO Codes
  1531.      ─────────
  1532.  
  1533.      To change EEO codes, select EEO Codes from the Codes Menu.
  1534.      EEO codes 1 - 9 are already setup for you.  You can however, change
  1535.      the description for any of the 12 codes.  To change an EEO code
  1536.      description or add codes 10 - 12, highlight the EEO code and press
  1537.      ENTER.
  1538.  
  1539.  
  1540.      Misc1 & Misc2 Codes
  1541.      ───────────────────
  1542.  
  1543.      To change Misc1 & 2 codes, select Misc1 or Misc2 from the Codes
  1544.      Menu.    Both Misc 1 & Misc 2 fields are used in the Employee File.
  1545.      You set these "categories" up to suit your needs.  Examples;
  1546.      shifts, work groups, division, region, office, etc.  Titles for
  1547.      each category are set in the Main Setup procedure.
  1548.  
  1549.      To add a code, press INS from the table.  To delete a code, move
  1550.      the highlight bar to the code and press DEL.
  1551.  
  1552.      Quit Menu
  1553.      ─────────
  1554.  
  1555.      To exit QRC! press ESC until you reach the "command" screen.  Press
  1556.      ESC and the Quit Menu will pull down, press ENTER.  You can also
  1557.      use the left/right arrow keys when a pull down menu is open.
  1558.  
  1559.                   Page 25
  1560.  
  1561.                 Using QRC!
  1562.                 ──────────
  1563.  
  1564.  
  1565.      Getting Help
  1566.      ────────────
  1567.  
  1568.      You can obtain help at any time by pressing the F1 key.  There are
  1569.      38 help screens and three menu screens.  After pressing F1, the
  1570.      current subject help screen will pop-up.  Press ESC to return to
  1571.      your previous screen or ENTER for the Help Menu.
  1572.  
  1573.      The Main Help Menu gives you 12 subjects from which to choose.
  1574.  
  1575.              1. Key Board Controls
  1576.              2. Employee Master List
  1577.              3. Key Events File
  1578.              4. Daily Schedule Table
  1579.              5. Employee Schedules
  1580.              6. Eligibility Schedule
  1581.              7. Calendar Utility
  1582.              8. Note Pad Utility
  1583.              9. Printing & Reports
  1584.             10. Code Table Setup
  1585.             11. Main Program Setup
  1586.             12. File Manager Utility
  1587.  
  1588.  
  1589.  
  1590.      QRC! Files
  1591.      ─────────
  1592.  
  1593.      QRC! database files consist of a program (.EXE) and help (.HLP)
  1594.      files, data (.DAT) files, key (.K01) files and control (.BIN) files.
  1595.  
  1596.      Data files are made up of data records, a line of data in either
  1597.      string or numeric fields, and "keyed" files.  Keyed files hold
  1598.      information on the data file so the records can be accessed in a
  1599.      particular manner.
  1600.  
  1601.      As you add data, these data files will consume disk space. You
  1602.      should always have at least 1MB of disk space to run ANY program.
  1603.      This version of QRC! tracks data on a year-to-date bases and should
  1604.      only be purged at year end.  For this reason, your data files may
  1605.      be quite large by year end.
  1606.  
  1607.      When you delete a record, the records "space" in the file is
  1608.      "marked" as deleted, it is not actually deleted.  When you add a
  1609.      record, it is added to the end of the file unless there is a
  1610.      deleted "space".  The record will then be placed in the space of
  1611.      the deleted record.
  1612.  
  1613.  
  1614.  
  1615.  
  1616.  
  1617.  
  1618.  
  1619.                   Page 26
  1620.  
  1621.  
  1622.             Configuring Virtual Memory
  1623.             ──────────────────────────
  1624.  
  1625.  
  1626.      If you have extended or expanded memory, you can gain considerable
  1627.      performance utilizing virtual memory with QRC!
  1628.  
  1629.      QRC! uses virtual memory to store buffers and video images
  1630.      "behind" windows.  Virtual memory is composed of conventional
  1631.      memory (below 640 kilobytes), extended memory (above 1 megabyte),
  1632.      expanded memory (EMS), and hard disk.    Hard disk is recommended only
  1633.      as a last resort.
  1634.  
  1635.      If no virtual memory is used, only conventional memory is
  1636.      allocated.  When conventional memory overflows, the program
  1637.      halts with an "Insufficient Memory" error.
  1638.  
  1639.      Extended and expanded memory must be assigned to a RAM drive
  1640.      to be used as virtual memory.    A RAM drive is a fast pseudo
  1641.      disk drive that resides in expanded or extended memory.  RAM
  1642.      drives can be set up with the VDISK or RAMDRIVE utilities
  1643.      supplied with your DOS operating system.  For more information
  1644.      on these utilities, consult your DOS manual.
  1645.  
  1646.      To setup QRC for virtual memory, you will need to use the SET
  1647.      command in your AUTOEXEC.BAT file.  For more information on
  1648.      the SET command, consult your DOS manual.
  1649.  
  1650.  
  1651.      SET command parameters,
  1652.  
  1653.         SET CLAVMx=path,size,ram-indicator
  1654.  
  1655.         CLAVM - alerts QRC! to virtual memory
  1656.  
  1657.         x - is 0 to 3
  1658.  
  1659.               0 = RAM drive to be used first
  1660.               1 = RAM drive to be used second
  1661.               2 = RAM drive to be used third
  1662.               3 = RAM drive to be used fourth
  1663.  
  1664.            path - is the drive and directory path of
  1665.               the RAM drive or disk.
  1666.  
  1667.            size - is the maximum number of kilobytes
  1668.               to allocate.
  1669.  
  1670.       ram-indicator - is M for RAM drive
  1671.  
  1672.  
  1673.  
  1674.  
  1675.  
  1676.  
  1677.  
  1678.  
  1679.                   Page 27
  1680.  
  1681.  
  1682.  
  1683.             Configuring Virtual Memory
  1684.             ──────────────────────────
  1685.  
  1686.      CLAVM0 specifies the conventional memory, RAM drive, or hard
  1687.      disk that is to be allocated first.  When the virtual memory
  1688.      specified by CLAVM0 overflows, the virtual memory specified
  1689.      by CLAVM1 is allocated.
  1690.  
  1691.      Some conventional memory will need to be withheld from
  1692.      virtual memory for the Binary control files.  This is done
  1693.      using the MEMORY parameter.
  1694.  
  1695.       SET CLAVMx=MEMORY,size
  1696.  
  1697.            x - is 0 to 3
  1698.  
  1699.           MEMORY - is the kilobytes that are NOT to be
  1700.                used as virtual memory.
  1701.  
  1702.         size - is the number of kilobytes to be withheld
  1703.  
  1704.  
  1705.      The following SET command configures virtual memory for a 2
  1706.      megabyte 286 AT-class machine with a RAM drive in extended
  1707.      memory.  The first 512 kilobytes of virtual memory will reside
  1708.      on the RAM drive.  Then virtual memory is allocated from
  1709.      conventional memory (withholding 64K for control blocks).
  1710.      Finally, virtual memory overflows onto the hard disk if
  1711.      needed.
  1712.  
  1713.      C: is the hard disk and D: is the RAM drive.
  1714.           SET CLAVM0=D:\,512,M
  1715.           SET CLAVM1=MEMORY,64
  1716.           SET CLAVM2=C:\VIRTUAL,512
  1717.  
  1718.  
  1719.      IMPORTANT: Do not include spaces between CLAVMx and the equal
  1720.             sign.
  1721.  
  1722.  
  1723.  
  1724.  
  1725.  
  1726.  
  1727.  
  1728.  
  1729.  
  1730.  
  1731.  
  1732.  
  1733.  
  1734.  
  1735.  
  1736.  
  1737.  
  1738.  
  1739.                   Page 28
  1740.  
  1741.  
  1742.              Setting Up Your Database
  1743.              ────────────────────────
  1744.  
  1745.  
  1746.      Database Fundamentals
  1747.      ─────────────────────
  1748.  
  1749.      QRC! stores information in data files.     Individual pieces of
  1750.      information are stored in fields.  These fields of information
  1751.      form the database from which QRC! manages and organizes the
  1752.      data into everyday usable reporting information.  Multiple fields
  1753.      defined together (on the same line) make up a record of related
  1754.      information.  As you add information, a new record (new line)
  1755.      is added to the data file.
  1756.  
  1757.      A data file is an organized collection of data (spreadsheet style)
  1758.      made up of fields and lines (multiple records) of entries.  These
  1759.      data files are accessed in various sequences to organize and group
  1760.      the information.  To do so, a "Key" file (ie;.K01) looks for data
  1761.      "by" a subject or criteria such as "by employee number" or "by date"
  1762.      or "by name".
  1763.  
  1764.      When you delete a record such as an employee, the record is "marked"
  1765.      for deletion.    The record remains in the file until a new record is
  1766.      added.     The new record then replaces the deleted record in the same
  1767.      space.     In this way, data files are kept smaller.  By using QFU on
  1768.      a regular bases,  you can delete and pack files, sort and organize
  1769.      data.    This will "optimize" your files for better performance.
  1770.  
  1771.  
  1772.      Data Entry - Employee Information
  1773.      ─────────────────────────────────
  1774.  
  1775.      Numerous precautions have been built into QRC! to help ensure
  1776.      accurate data entry.  Unfortunately, mistakes can happen.  To
  1777.      help control inaccurate data entry problems, new users should
  1778.      take their time and go slow.  Complete help is on line by pressing
  1779.      the F1 key.  Further, the User Guide can now be viewed from the
  1780.      Reports Selection (F10) option.  When an error is detected, it can
  1781.      be corrected in one of two ways, by changing the information in the
  1782.      field, or deleting that record and entering a new record with the
  1783.      correct information.
  1784.  
  1785.      To initially load data into QRC!, start by entering all employee
  1786.      information using the (Master List) Employee File.  If you are
  1787.      evaluating the program, add five to ten employees first.  All other
  1788.      procedures need the employee data to store information.
  1789.  
  1790.      If you are intending to use the Absence Benefits feature, fill
  1791.      in this information next on each employee you have entered.  You
  1792.      have now completed the base information needed to track an employee.
  1793.  
  1794.  
  1795.  
  1796.  
  1797.  
  1798.  
  1799.                   Page 29
  1800.  
  1801.  
  1802.              Data Entry - Employee information
  1803.              ─────────────────────────────────
  1804.  
  1805.  
  1806.      You can now enter Key Events or schedule employee hours.  As soon
  1807.      as you have used and entered data in each employee option, you can
  1808.      utilize the reporting features of QRC!
  1809.  
  1810.      Before leaving QRC!, make sure to backup your data.  If you wish
  1811.      to use a different backup program, you may do so, but ALWAYS BACKUP
  1812.      YOUR DATA FILES!
  1813.  
  1814.      If you follow these simple steps, you should have an efficient,
  1815.      accurate and useful business tool for years to come.
  1816.  
  1817.  
  1818.      Command Line Options
  1819.      ────────────────────
  1820.  
  1821.      The QRC! program will support six command line options.  You use
  1822.      these options when starting QRC! from you drive prompt.
  1823.  
  1824.      /B=NO      The /B or "BEEP" option set to "NO" will disable beeps
  1825.           throughout the program.  This includes error beeps.
  1826.  
  1827.      /C      The /C option disables the use of Control-Break.  The
  1828.           program will terminate if Ctrl Break keys are used.
  1829.  
  1830.      /F      The /F option disables the wait state for video retrace.
  1831.           This will speed up screen rewrites and improve performance.
  1832.           Using the /F switch may cause "snow" with some monitors
  1833.           To eliminate "snow" on some CGA's, use the SET command in
  1834.           your autoexec.bat to SET CLAVID = Y.
  1835.  
  1836.      /V      The /V option allows you to vary the amount of time before
  1837.           an inactive display is turned off.  The default value is
  1838.           10 minutes.  Pressing the space bar turns the display on.
  1839.           For example:    QRC /V=5 for 5 minutes,     QRC /V=0 to disable.
  1840.  
  1841.      /L      The /L option will disable keyboard locks.  Some computers
  1842.           are incompatible with this feature.
  1843.  
  1844.      /S      The /S option can only be used when calling QFU from the
  1845.           command line.     This option will enable a "Full Screen"
  1846.           menu for stand alone use.
  1847.  
  1848.      Example; QRC /B=NO /F /V=2
  1849.  
  1850.      In this example, QRC! will load without beeps, no video retrace
  1851.      and with video blanking set to 2 minutes.
  1852.  
  1853.  
  1854.  
  1855.  
  1856.  
  1857.  
  1858.  
  1859.                   Page 30
  1860.  
  1861.  
  1862.               About Discovery Graphix
  1863.               ───────────────────────────
  1864.  
  1865.  
  1866.      Overview
  1867.      ────────
  1868.  
  1869.      Discovery Graphix, based in Northern California, was formed in 1989
  1870.      by Michael and Katrina Messier.  Our mission was simple: create
  1871.      business software that business people could afford!  This meant
  1872.      software that was not only inexpensive to purchase, but cost
  1873.      effective to use as well.  We believe software should save you time
  1874.      and money - not create more work!
  1875.  
  1876.      We have over 25 years experience in sales, marketing and personnel
  1877.      management.  Our strategy advisors are business people, just like
  1878.      you.  They are from Health Services Management, Construction,
  1879.      Sales, Marketing, Office, Production, Distribution, Retail and
  1880.      Service business fields.  Our technical advisors have over 20 years
  1881.      of experience in programing.
  1882.  
  1883.      We could produce powerful, expensive software, but why?  I spent
  1884.      13 years working for one of the worlds largest companies learning,
  1885.      then training (and spending hundreds of hours!) employees to use
  1886.      spreadsheets, database and numerous other "user friendly"
  1887.      programs AND never using half the features!  In the end, I found
  1888.      myself and my employees no longer focused on what we where paid
  1889.      to do!
  1890.  
  1891.      We believe our software products will put you on the QuickTrax
  1892.      to efficiency.
  1893.  
  1894.      Our next products are currently in test and will be released in
  1895.      the first and second quarters of 1991.
  1896.  
  1897.      QuickTrax Consumer ConneXion  -  Track consumer contacts
  1898.      ─────────────────────────────      Create Mailing Lists
  1899.      Release Date: March, 1991      Mail form letters, Mail Merge
  1900.                       Analyze comments by product, Zip,
  1901.                       State and Date
  1902.             $39.00          Create Custom Code Tables
  1903.                       Task reminder & Note Pad
  1904.                       Create over 20 reports
  1905.  
  1906.  
  1907.      QuickTrax Customer ConneXion  -  Up to 99,000 Account Profiles
  1908.      ────────────────────────────      Customer Invoicing
  1909.      Release Date: June, 1991      Product/Sales Tracking
  1910.                       Appointment Manager
  1911.             $39.00          Business Card File
  1912.                       Create over 25 reports
  1913.                       Mailing Lists
  1914.                       To Do Lists
  1915.                       Note Pad
  1916.  
  1917.      Prices are subject to change without notice.
  1918.  
  1919.                   Page 31
  1920.  
  1921.  
  1922.                  Product Support
  1923.                ───────────────────
  1924.  
  1925.  
  1926.      Our products are database in design.  If you need a custom
  1927.      approach for your particular business needs, give us a call.
  1928.      We will be happy to give you a firm cost analysis.  If you
  1929.      need a customized product, talk to us first.  Over half of
  1930.      our business is done in speciality work.
  1931.  
  1932.      If you should have any problems with our products, call us
  1933.      Monday through Friday, 7:00am to 5:30pm (Pacific Time).
  1934.  
  1935.  
  1936.                  (415) 634-2347
  1937.  
  1938.  
  1939.  
  1940.      We guarantee our products with a "No Questions Asked" money
  1941.      back (minus shipping and handling) guarantee.    If you are not
  1942.      100% satisfied with the product, simply return it within 30
  1943.      days for your refund.
  1944.  
  1945.  
  1946.  
  1947.  
  1948.  
  1949.      Thank you once again for trying QuickTrax!
  1950.  
  1951.              Michael and Katrina Messier
  1952.  
  1953.  
  1954.  
  1955.  
  1956.  
  1957.  
  1958.  
  1959.  
  1960.  
  1961.  
  1962.  
  1963.  
  1964.  
  1965.  
  1966.  
  1967.  
  1968.  
  1969.  
  1970.  
  1971.  
  1972.  
  1973.  
  1974.  
  1975.  
  1976.  
  1977.  
  1978.  
  1979.                   Page 32
  1980.  
  1981.             QRC! Professional Version
  1982.             ─────────────────────────
  1983.  
  1984.  
  1985.      QRC! Pv2.0
  1986.      ─────────
  1987.  
  1988.      QuickTrax Employee RollCall! Professional is the full retail
  1989.      employee management program.  With the same look and feel, you
  1990.      can upgrade at any time with ease.  This version has an expanded
  1991.      employee file section with salary, position history, Affirmative
  1992.      Action reporting and complete employee benefit reporting.
  1993.  
  1994.      Add-on "system" modules include an objective management module that
  1995.      sets and tracks short and long term objectives.  You can manage
  1996.      up to 99 objectives per employee.
  1997.  
  1998.      You can also organize and track prospective employee hires.  Prints
  1999.      interview forms (2) and applicant summaries.
  2000.  
  2001.      Full password protection with file encryption, nine level
  2002.      security and complete usage tracking system.
  2003.  
  2004.      Twelve code tables and four user defined tables.
  2005.  
  2006.      Additional calculator utility.
  2007.  
  2008.      Typewriter for form letters with mail merge.
  2009.  
  2010.      Over 30 selectable reports
  2011.  
  2012.      Many more features!
  2013.  
  2014.      Design and save your own custom reports!   The "Report Writer" is
  2015.      a second party software program that is fully supported by QRC!
  2016.      Pv2.0.     This is an invaluable tool when special reports are
  2017.      needed.  Each on site licence is $199.00 per machine.
  2018.  
  2019.      QRC! Pv2.0 is a very powerful and complete employee management
  2020.      software system.  For $89.00, we believe this is the best
  2021.      employee management program on the market today.
  2022.  
  2023.      If you need more features, we can add them.  Add-on "systems"
  2024.      such as productivity tracking, contest tracking or OSHA benefit
  2025.      tracking can be made to fit your exact needs.    Programing rates
  2026.      are $65.00 (rate is effective through June, 1991) an hour.
  2027.      Most "custom" features take only 2-3 hours.  Now you can have
  2028.      the program YOU need for YOUR business needs, and at a fraction
  2029.      of the cost!
  2030.  
  2031.      Call us for a free demo of QRC! Pv2.0 today!
  2032.  
  2033.  
  2034.  
  2035.  
  2036.      Prices are subject to change without notice.
  2037.  
  2038.  
  2039.                   Page 33
  2040.  
  2041.  
  2042.                 Trouble Shooting
  2043.                ──────────────────
  2044.  
  2045.  
  2046.      Common Problem Solving
  2047.      ──────────────────────
  2048.  
  2049.      The most common problems are memory related.  If you try to boot
  2050.      QRC! and get the message "Abnormal Termination Error" or
  2051.      "INSUFFICIENT MEMORY" your computer does not have enough available
  2052.      memory.  You need a minimum of 540K of free memory to start QRC!
  2053.      You will need additional memory as you use various procedures and
  2054.      options.  It is recommended that you have at least 580K (minimum) of
  2055.      free memory.  You can check your current available system memory by
  2056.      using your DOS "Chkdsk" utility.  If you have this problem, you will
  2057.      need to modify your config.sys and/or autoexec.bat file(s) to free
  2058.      memory.
  2059.  
  2060.      If you receive the message "TOO MANY OPEN FILES", you must increase
  2061.      the "files=" line in your config.sys.    Increment the number by 5
  2062.      until the program operates properly.
  2063.  
  2064.      If you receive the message "INVALID DATA FILE", you have probably
  2065.      obtained a corrupted or damaged file.    If this is the case, please
  2066.      call us and we will send you a valid file copy.
  2067.  
  2068.  
  2069.  
  2070.  
  2071.  
  2072.  
  2073.  
  2074.  
  2075.  
  2076.  
  2077.  
  2078.  
  2079.  
  2080.  
  2081.  
  2082.  
  2083.  
  2084.  
  2085.  
  2086.  
  2087.  
  2088.  
  2089.  
  2090.  
  2091.  
  2092.  
  2093.  
  2094.  
  2095.  
  2096.  
  2097.  
  2098.  
  2099.                   Page 34
  2100.  
  2101.  
  2102.                  Error Messages
  2103.                  ────────────────
  2104.  
  2105.  
  2106.      QRC! supports error checking throughout by use of an internal error
  2107.      checking utility.  If a critical error should occur, you will see a
  2108.      red screen appear telling you of the error.  If you cannot readily
  2109.      solve the problem, call us at (415) 634-2347.
  2110.  
  2111.      Message
  2112.  
  2113.      'FILE NOT FOUND'  Data file is not in current directory
  2114.  
  2115.      'TOO MANY OPEN FILES' "FILES=" (config.sys) needs to be increased
  2116.  
  2117.      'MEMORY CORRUPTED'  Most likely from a TSR program conflict
  2118.  
  2119.      'INSUFFICIENT MEMORY'    Not enough available memory
  2120.  
  2121.      'INVALID DATA'     Incorrect data entry format
  2122.  
  2123.      'UNKNOWN DOS ERROR'  Non defined.  Possibly a disk error
  2124.  
  2125.      'RECORD NOT AVAILABLE'     Corrupt data file or invalid data entry
  2126.  
  2127.      'RECORD NOT FOUND'  Corrupt data file
  2128.  
  2129.      'INVALID DATA FILE'  Corrupt or missing data file
  2130.  
  2131.      'INVALID KEY FILE'  Corrupt key file
  2132.  
  2133.      'CREATES DUPLICATE KEY'  Double entry of a unique field
  2134.  
  2135.      'INVALID FILENAME'  Cannot locate the file
  2136.  
  2137.      'VIRTUAL MEMORY ERROR'     Incorrect setup or a TSR conflict
  2138.  
  2139.      'CRITICAL ERROR ABORT'     Disk or memory failure
  2140.  
  2141.  
  2142.  
  2143.  
  2144.  
  2145.  
  2146.  
  2147.  
  2148.  
  2149.  
  2150.  
  2151.  
  2152.  
  2153.  
  2154.  
  2155.  
  2156.  
  2157.  
  2158.  
  2159.                   Page 35
  2160.